Ochrana osobních údajů

1. Kdo je správce

Správcem osobních údajů je Šmídl Online s.r.o., Sokolovská 428/130, Karlín, 186 00 Praha 8, IČO 21326282, zapsaná u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 400181, provozovatel služby Nový flek (dál „my“).

Ve všech otázkách ochrany údajů nám piš na ahoj@novyflek.cz nebo poštou na adresu sídla. Telefon +420 725 630 349. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám to zákon neukládá; tvé žádosti vyřizuje přímo provozovatel.

Tyto zásady platí pro web novyflek.cz, aplikaci Nový flek, e-maily od nás a naše stránky na sociálních sítích.

2. Ve zkratce

• Zpracováváme hlavně to, co nám sám (sama) dáš: e-mail, jméno, životopis, profil, co hledáš a přihlášky.
• Hlavním důvodem je smlouva: bez těchto údajů ti službu poskytnout neumíme.
• Část práce (čtení CV, hodnocení nabídek, návrhy přihlášek, hledání firem) dělají jazykové modely poskytovatelů v USA. Posíláme jim jen potřebný text bez jména a kontaktů.
• Nikomu nic neodešleme bez tvého schválení a firmám nepředáváme nic, co sám (sama) neodešleš.
• Informační e-maily můžeš kdykoli odhlásit a měřicí a reklamní cookies odmítnout, služba funguje i bez nich.

3. Jaké údaje zpracováváme

• Účet: e-mail, jméno, případně profilová fotka a identifikátor z Googlu nebo Facebooku (pokud se přihlašuješ přes ně), otisk hesla (pokud si ho nastavíš; heslo samo neukládáme), údaje o přihlášení, tarif, nastavení, časy a verze souhlasu s podmínkami.
• Životopis a profil: nahraný soubor CV nebo profil z LinkedInu, z něj vytažené zkušenosti, vzdělání, dovednosti, jazyky, město, současný zaměstnavatel a telefon (ten používáme jen v podpisu přihlášky).
• Hledání: pozice, obor, místo, dojezd, úvazek, požadovaná odměna, vyloučené firmy, četnost souhrnů. Na stránce pro rodiče také počet hodin týdně, kdy můžeš pracovat a tvoje situace (například návrat z rodičovské). Ze zadání pro rodiče je zřejmé, že pečuješ o dítě.
• Výsledky služby: nabídky a tipy, které jsme ti ukázali, jejich hodnocení (co sedí a co chybí), skryté nabídky a důvod skrytí, čerpání limitů.
• Přihlášky: texty přihlášek a připomenutí, adresát, předmět, tvoje poznámky, stav (odesláno, odpověď, pohovor…), příprava na pohovor, kde jsi práci našel (našla).
• Propojená schránka: adresa Gmailu nebo Outlooku a šifrovaný přístupový klíč pro odeslání.
• Platby: jméno a e-mail na faktuře, tarif, období, částky, slevy, číslo platby a dokladu, stav platby. Číslo karty nevidíme.
• Komunikace: zprávy a hodnocení ze zpětné vazby, recenze, e-maily s podporou, doporučovací kód a kdo se přes něj registroval.
• Technické údaje: IP adresa (jen krátce pro ochranu proti zneužití), údaje o zařízení a prohlížeči v technických záznamech, hlášení chyb aplikace.
• Se souhlasem s cookies: odkud jsi na web přišel (přišla) (kampaň, web), jak web používáš a interakce s našimi reklamami. Podrobnosti v Zásadách cookies.

Citlivé údaje (zdraví, náboženství, rodné číslo a podobně) k hledání práce nepotřebujeme. Do CV a profilu je prosím nevkládej. Pokud v CV přesto jsou, nijak je zvlášť nevyhodnocujeme a do přihlášek je nepřidáváme. Přihlášky neuvádějí věk, datum narození, rodinný stav ani děti.

4. Proč, na jakém základě a jak dlouho

Údaje potřebné ke smlouvě nám dát nemusíš, bez nich ale službu nepůjde poskytnout. Údaje k fakturaci nám ukládá zákon.

5. Odkud údaje máme

• Od tebe: při registraci, z nahraného CV, z vyplněného profilu a hledání, z toho, co v aplikaci uděláš.
• Od Googlu nebo Facebooku, pokud se přes ně přihlásíš: jméno, e-mail, profilová fotka a identifikátor účtu.
• Od Comgate: výsledek a identifikace platby.
• Z veřejných zdrojů: inzeráty z portálů s nabídkami práce a kariérních stránek firem, veřejná databáze volných míst MPSV, obchodní a živnostenský rejstřík (ARES) a weby firem.

6. Hodnocení nabídek a umělá inteligence

Abychom ti ukázali, které nabídky ti sedí, porovnáváme je s tvým profilem a hledáním. Jde o profilování, které je podstatou služby. Výsledkem je doporučení pro tebe: co splňuješ, co chybí a jak moc nabídka sedí. Nemá pro tebe žádné právní účinky, o přijetí do práce rozhoduje vždy zaměstnavatel a ten naše hodnocení nevidí. Nejde tedy o automatizované rozhodování podle čl. 22 GDPR.

Čtení CV, hodnocení, shrnutí, návrhy přihlášek, přípravu na pohovor a vyhledání firem na webu dělají jazykové modely společností Anthropic a OpenAI (jedna je hlavní, druhá záložní při výpadku). Posíláme jim jen text potřebný pro daný úkol (text CV, profilu, hledání a nabídky), ne původní soubor ani fotografii. Jméno, e-mail, telefon, adresu, datum narození, rodné číslo a odkazy na sociální sítě před odesláním nahrazujeme značkami a do výsledku je doplníme až u nás. Je to pseudonymizace, ne anonymizace: v textu mohou zůstat jiné údaje (například zaměstnavatelé, roky, město). Při hledání firem předáváme jen pozici, obor a město.

Poskytovatelé podle smlouvy s námi tyto údaje nepoužívají k trénování svých modelů a u OpenAI zakazujeme ukládání odpovědí. Pro odhalování zneužití je mohou krátce uchovávat (zpravidla do 30 dnů). Ani my tvé údaje k trénování modelů nepoužíváme.

7. Kdo k údajům má přístup

Údaje neprodáváme a nepronajímáme. Přístup mají jen pověřené osoby provozovatele a tito dodavatelé, kteří pro nás údaje zpracovávají podle smlouvy a našich pokynů:

Samostatnými správci (zpracovávají údaje podle svých zásad) jsou:

• Comgate, a.s. pro údaje, které zadáváš v platební bráně (karta, banka), a pro své zákonné povinnosti;
• Google a Meta (Facebook), pokud se přes ně přihlašuješ, a Google nebo Microsoft jako tvůj poskytovatel pošty, když přihlášky odesíláš z propojené schránky;
• firmy, kterým přihlášku pošleš: dostanou jen to, co sám (sama) schválíš a odešleš;
• se souhlasem s reklamními cookies Google, Meta Platforms Ireland a Seznam.cz (viz Zásady cookies); u Meta jsme za shromáždění údajů pixelem společnými správci;
• orgány veřejné moci (soudy, policie, finanční úřad), pokud nám to uloží zákon.

8. Předání mimo EU

Jazykové modely Anthropic a OpenAI zpracovávají údaje v USA, služby Googlu a Meta mohou údaje předávat do USA. Předání do USA je možné na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework) u certifikovaných společností a na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí, které jsou součástí smluv o zpracování. Kopii záruk nebo informaci o použitém mechanismu ti na požádání pošleme.

9. Propojení Gmailu a Outlooku

Propojení schránky je dobrovolné a slouží jen k odeslání přihlášky, kterou schválíš. U Gmailu žádáme jen oprávnění gmail.send (odesílání), u Outlooku Mail.Send a základní údaje o účtu. Heslo ke schránce nezadáváš. Tvou poštu nečteme, neprocházíme, neměníme ani nemažeme. Přístupový klíč ukládáme šifrovaně a smažeme ho při odpojení schránky v Profilu nebo smazání účtu (u Googlu ho zároveň odvoláme).

Použití a předávání údajů získaných z Google API se řídí zásadami Google API Services User Data Policy včetně požadavků Limited Use. Údaje z Google API nepoužíváme k reklamě ani k trénování modelů umělé inteligence a nepředáváme je nikomu jinému, než je nutné k odeslání zprávy.

10. Údaje jiných lidí a firem

• Firmy a jejich kontakty. Pro tipy a nabídky zpracováváme veřejné údaje firem: název, IČO, sídlo, obor, web a obecný kontaktní e-mail z jejich webu (například kariera@ nebo info@). E-maily konkrétních lidí nesbíráme. U podnikatelů fyzických osob je název a adresa z ARES osobním údajem. Zpracováváme je z oprávněného zájmu uživatelů najít práci, po dobu, kdy firmu nabízíme. Pokud nechceš, abychom tvou firmu nabízeli, napiš nám a vyřadíme ji.
• Inzeráty. Text inzerátu (který může obsahovat jméno náboráře) držíme jen dočasně pro vyhodnocení, nejvýš 5 dní. Uchováváme jen údaje o pozici a firmě a naše shrnutí.
• Adresáti přihlášek. Adresu, kterou u přihlášky zadáš (třeba náboráře), uchováváme v tvém přehledu přihlášek do smazání účtu. Odpovídáš za to, že ji smíš použít.
• Kamarádi. Do doporučovacího programu nám žádné cizí kontakty nedáváš, posíláš jen odkaz.

11. Zabezpečení

Spojení je šifrované (HTTPS). Soubory CV, faktury a přístupové klíče ke schránkám šifrujeme algoritmem AES-256-GCM, zálohy databáze jsou šifrované. Hesla ukládáme jen jako jednosměrný otisk. Přístup k datům má jen provozovatel, administrativní zásahy se zaznamenávají. Servery a úložiště jsou v EU. Před zpracováním umělou inteligencí údaje pseudonymizujeme (viz bod 6). Pokud by došlo k porušení zabezpečení s vysokým rizikem pro tebe, dáme ti vědět bez zbytečného odkladu.

12. Uchování a smazání

• Údaje účtu držíme, dokud účet nesmažeš. Ukončení hledání, tarifu nebo „Mám nový flek“ účet nemaže. Účet Zdarma, do kterého se rok nikdo nepřihlásí, můžeme po upozornění e-mailem smazat.
• Účet smažeš v Profilu. Smažeme tím profil, CV a další soubory, hledání, nabídky, přihlášky, zprávy zpětné vazby a propojení schránek a zrušíme další platby.
• Po smazání zůstávají jen faktury a platby (po dobu, kterou ukládá zákon), jednosměrné otisky e-mailu pro akce (3 roky), záznam o smazání účtu administrátorem (3 roky) a údaje potřebné pro probíhající spor.
• Ze záloh zmizí smazané údaje do 14 dní. Záloha se nepoužívá k běžnému provozu, jen k obnově po havárii.
• Data si můžeš kdykoli stáhnout v Profilu (soubor JSON se všemi údaji o účtu, CV si stáhneš zvlášť).

13. Cookies a měření

Nezbytné cookies používáme bez souhlasu, protože bez nich služba nefunguje. Měřicí a reklamní nástroje (například Google Analytics, Google Ads, Meta pixel, Seznam Sklik) a vlastní záznam zdroje návštěvy použijeme jen s tvým souhlasem, který dáš v cookie liště a kdykoli změníš odkazem Nastavení cookies v patičce. Přehled cookies a nástrojů je v Zásadách cookies.

Na našich stránkách na Facebooku a Instagramu zpracovává Meta statistiky návštěvnosti stránek, za které jsme s Meta společnými správci. Hlavní odpovědnost nese Meta podle svého dodatku pro správce Statistik stránky. Práva můžeš uplatnit u nás i u Meta.

14. Tvoje práva

• Přístup: můžeš zjistit, jaké údaje o tobě máme, a získat jejich kopii (nejrychleji exportem v Profilu).
• Oprava: většinu údajů opravíš sám (sama) v aplikaci, jinak nám napiš.
• Výmaz: účet smažeš v Profilu nebo nás o výmaz požádáš. Nesmažeme údaje, které musíme uchovávat ze zákona.
• Omezení zpracování po dobu, kdy řešíme tvou námitku nebo přesnost údajů.
• Přenositelnost: export v Profilu je ve strojově čitelném formátu JSON.
• Námitka: proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžeš kdykoli vznést námitku. Proti informačním e-mailům a nabídkám stačí odkaz pro odhlášení v e-mailu, zpracování pak hned ukončíme.
• Odvolání souhlasu: souhlas s cookies změníš v Nastavení cookies, souhlas se zveřejněním recenze odvoláš e-mailem. Odvolání nemá vliv na zpracování před ním.
• Stížnost: můžeš se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

Žádosti posílej na ahoj@novyflek.cz, nejlépe z e-mailu účtu. Pokud nebudeme mít jistotu, že žádost posíláš ty, můžeme tě požádat o ověření. Vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. U složitých žádostí můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž tě budeme informovat.

15. Věk

Služba je určená lidem od 15 let. Vědomě nezpracováváme údaje mladších dětí. Pokud zjistíme, že účet založil někdo mladší, účet smažeme.

16. Změny zásad

Zásady aktualizujeme, když změníme dodavatele, účely nebo způsob zpracování. O podstatných změnách tě informujeme e-mailem nebo v aplikaci předem. Aktuální znění je vždy na této stránce, předchozí znění ti na požádání pošleme.